Organisaatiossasi on strategian tasolla päätetty ryhtyä automatisoimaan prosesseja. Teknologiaksi on valittu ohjelmistorobotiikka, koska:

  1. Se on seksikästä
  2. Kaikki tekee sitä

Sinulla on liiketoimintavastuu prosessien digitalisoinnista, mutta et ole taustaltasi riittävän tekninen henkilö tai tunnet hieman epävarmuutta miten alottaa RPA-hommat järkevästi. Forester wavet on luettu, mutta tiedät että et ole ostamassa mitään hopealuotia joka ratkaisee kaikki ongelmasi, vaan asia vaatii sisäistämistä myös sinulta. Tässä vaiheessa kannattaa sisäistää, että RPA on taktinen ratkaisu. Sillä automatisoidaan prosessien sijaan enemmänkin työtehtäviä. Jos halutaan automatisoida isoja prosessikokonaisuuksia, kannattaa pohtia myös muita automaatiotyökaluja. Mutta robotiikka on oiva tapa aloittaa automaatio. Aloitetaan siitä!

Tunnista oireet

Työskennellessäni prosessikonsulttina Hollannissa, silloisen työnantajani kaupallinen johtaja käytti usein termiä liiketoimintatuska. ”Kun löydät liiketoimintatuskan, Vepe, löydät paikan missä voit auttaa asiakastasi”.

Tämä oli hyvin kuvaava termi. Mitä liiketoimintatuska sitten on? Tuskan tuntee ehkä parhaiten hyvin vastuualueestaan perillä olevat business unit managerit ynnä muut vastaavat henkilöt. Liiketoimintayksikön henkilöstökulut voivat olla korkeat suhteessa tuotettuun lisäarvoon. Deadlinet paukkuu ja työnteko ei ole skaalautuvaa. Työn laadussa voi olla paljon vaihtelua ja laatu voi henkilöityä liikaa ”hyviin tyyppeihin”. Työntekijöiden vaihtuvuus voi olla korkea, koska huono prosessi jauhaa ihmiset tohjoksi ja he lähtevät nousukauden hyvässä työmarkkinatilanteessa haistelemaan uusia tuulia.

Uskallan väittää, että tämän liiketoimintatuskan taustalla on yleensä huonosti toimivat liiketoimintaprosessit. Vuosien saatossa tekemistavat ovat kasvaneet legacy-järjestelmien ympärille ja dokumentaatio sekä omistajuus on joko olematonta tai häilyvää. Prosessit kannattaakin tässä vaiheessa kuvantaa. Jos ei muuten, niin ainakin nykytilanteen hanskaamiseksi.

Kuvanna prosessisi

Jotta voisit tehdä jotain liiketoimintaprosesseillesi, sinun pitää olla perillä niistä. Hyvä liiketoiminta-analyytikko saa normaalin liiketoimintaprosessin auki parissa päivässä. Haastatellaan prosessissa työskentelevää ihmistä ja istutaan vieressä hänen tehdessä työtään. Kirjataan työvaiheet ylös ja piirretään niistä vuokaavio. Tässä vaiheessa yleensä huomataan mikä on vialla ja saadaan jo monesti korjattua matalalla roikkuvia hedelmiä antamalla vinkkejä parempaan työskentelyyn.

Jos prosessisi sisältävät ihmisen tekemää epämääräistä tulkintaa, järjestelmissäsi oleva data on huonosti strukturoitua ja/tai huonolaatuista, dokumentaatio ja standardisointi puuttuu – Onneksi olkoon! Sinulla on mahtava mahdollisuus korjata lisää matalalla roikkuvia hedelmiä. Palkkaa hyvä prosessikonsultti dokumentoimaan ja standardisoimaan prosessisi prosessiomistajasi ja prosessityöntekijöiden kanssa. Kun edellä mainitut haasteet on ratkottu, on hyvä siirtyä automatisoinnin pariin.

Älä aloita Iisakin Kirkosta, tee linnunpönttö

Kun prosessisi on kuvattu, ensimmäinen reaktio voi olla pistää robottien avulla kuntoon se kaikista isoin ja liiketoimintaan eniten vaikuttava prosessi. Älä lähde tähän, ellet ole varma, että prosessi täyttää ainakin seuraavat reunaehdot:

  • Prosessin työtehtävät ovat toistuvia ja sääntöihin pohjaavia
  • Prosessin työtehtävät eivät sisällä ihmisen tekemää mutu-tuntuman tulkintaa. Nämä vaiheet lisäävät robotin kompleksisuutta sen verran, että eka projektiin ei niitä vielä kannata ottaa mukaan.
  • Prosessin työtehtävät pääsevät käyttämään laadukasta ja strukturoitua dataa
  • Prosessi hyödyntää Windows- tai web-pohjaista alustaa
  • Prosessi on dokumentoitu ja standardisoitu
  • Prosessi vaatii kolmen tai useamman työntekijän työpanoksen
  • Prosessi sisältää manuaalista datan syöttämistä tai muokkaamista, joka on altis inhimillisille virheille

Kun näihin spekseihin sopiva prosessi löytyy, on siitä suhteellisen helppoa tehdä simppeli business case. Arvioi paljonko aikaa säästyy automatisoimalla manuaaliset työvaiheet, kerro palkalla ja vähennä prosessin tarkkaan kuvaamiseen, järjestelmävaatimusten laatimiseen ja ohjelmistorobotin rakentamiseen menevä aika kerrottuna palkalla. Siihen päälle vielä lisenssi- ja ylläpitokustannukset, niin saat laskettua ROIn robotillesi.

Jos (ja kun) ROI on mukavan positiivinen, sinulla pitäisi olla käsissäsi hyvä keissi ensimmäiselle robotiikkalähdöllesi. Jos potentiaalisia lähtöjä on useita, puntaroi ROIta, prosessin kompleksisuutta ja liiketoimintavaikutusta ja priorisoi robotiikkalähtösi. Tämän jälkeen voit polkaista projektin käyntiin. Se, miten projekti sitten etenee, onkin jo oma tarinansa.

Kirjoittaja Veli-Pekka Mustonen, Prosessikonsultti, Solidabis Oy

Veli-Pekka, eli tuttavallisemmin Vepe on lupsakka Oululainen, joka on kotiutunut henkiseen kotiinsa Helsinkiin reilu seitsemän vuotta sitten. Tietotekniikkaan pienestä asti viehtynyt Vepe on toiminut pitkään IT- ja teknologia-aloilla hallinnollisissa tehtävissä sekä projekti- ja supply chain managerina.

Viimeiset vuodet Vepe on toiminut prosessikonsulttina Hollannissa ja Suomessa. Prosessikonsulttina Vepe on vahva linkki bisneksen ja IT:n välillä, joka analysoi ja kuvaa liiketoimintaprosesseja, kehittää niitä yhdessä asiakkaan kanssa ja löytää digitalisointi- ja automatisointimahdollisuuksia sekä osallistuu digitalisaatioprojekteihin. Vepe on tehnyt prosessikonsultin hommia pörssifirmoista pieniin putiikeihin ja hallitustason strategisesta neuvonannosta ruohonjuuritason prosessien kuvantamiseen. Näkemystä ja osaamista siis löytyy.

Nuorena miehenä Vepe on myynyt olutta karaokekuppilassa, sekä tehnyt myös vähäsen portsarinhommia. Tämän seurauksena hän osaa tarvittaessa laulaa ja pitää seuraa.

Tutustu prosessiautomaatiotarjontaamme tai ota yhteyttä Vepeen:

Yhteydenottolomake

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.