Työn äärellä syntyneet oman väen ideat ovat peruspolttoainetta jokaisen organisaation kehityksessä. Miten mahdollistetaan se, että ideapumppu hyrrää: ideoita syntyy jatkuvasti ja ne saadaan hyödynnettäviksi? Tarvitaan oikeanlainen prosessi ideoiden keräämiseen ja jatkokehittämiseen. Ennen kaikkea tarvitaan ympäristö, joka tukee jatkuvaa ideointia.
Yksi haaste jatkuvassa ideoinnissa on se, että ihmisillä on usein varsin riittävästi tekemistä omassa työssään, eikä innovoinnille ja ideoiden kehittelylle jää kovin paljon aikaa. Toisena haasteena on, että kehitysideointi tapahtuu sykäyksittäin – jos RPA-tiimi vastaa ideoiden keräämisestä, se voi saada kehitysputken täyteen jopa yhdellä visiitillä yhdessä yksikössä. Kun ratkaisut on saatu valmiiksi, putki on äkkiä tyhjä ja RPA-tiimi joutuu pyörittelemään peukaloitaan, kunnes seuraava sykäys on saatu liikkeelle.
Perinteinen RPA-putki etenee ideoinnista esiselvityksen kautta ratkaisusuunnitteluun ja toteutukseen. Ratkaisu testataan, otetaan käyttöön ja sitä ylläpidetään. Jotta kehitysputki saadaan pysymään täynnä, ideoinnin ja esiselvityksen osuus pitäisi saada toimimaan sujuvasti ja jatkuvasti, erillään muusta RPA-prosessista.
Ideoiden keräämisen ja käsittelyn prosessi kuntoon
Yksittäistä, kaikille varmasti toimivaa ratkaisua ideoiden keräämiseen ei ole, koska yritykset ja organisaatiot ovat erilaisia. Pääasia on, että ideoiden keräämiselle on olemassa sovittu ja kaikille selkeä prosessi. Kokeilemalla voi löytää omaan toimintaan sopivat keinot esimerkiksi seuraavista:
- Mahdollisuus lähettää ideat suoraan RPA-tiimille. Hyödynnetään käyttäjien kannalta luontevat kommunikointikanavat, esimerkiksi RPA-toimittajien portaalit, applikaatiot, yrityksen intranet… Tärkeintä on saada ideat sujuvasti käyttäjiltä analyysipuolen käsittelyyn. Tämä lähestymistapa sopii esimerkiksi isoihin organisaatioihin, joissa RPA-tiimi voi olla suhteellisen kaukana käyttäjistä.
- Tiiminvetäjät ja esimiehet ideoiden välittäjinä. Pidetään tiiminvetäjät lähellä RPA-osaamista, jotta he ymmärtävät RPA:n idean ja toimintatavat. Kokemusten mukaan tämä lisää automaatiolähtöjen määrää.
- Käyttäjäryhmät tms. suorana kontaktina analyysipuolelle. Kun yrityksessä on RPA-analyyseihin perehtynyt ja niitä tekevä henkilö, järjestetään käyttäjille mahdollisuus päästä keskustelemaan ideoistaan suoraan hänen kanssaan. Lähestymistapa sopii varsinkin organisaatioihin, joissa RPA-tekeminen on vielä pientä ja analyysipuolella on kaistaa hallinnoida prosessia tällä tavalla.
Perusperiaatteena kaikissa näissä tavoissa on se, että esiselvityksessä on aina mukana analyysitason henkilö. Hän pystyy käymään tapauksia läpi, ymmärtää ideoiden taustat ja RPA-mahdollisuudet sekä pystyy viemään niitä kehitysputkeen. On tärkeää, että kun ideoita tulee, ne arvioidaan ja niihin vastataan. Tämä pätee kaikkeen ideointiin yrityksessä – ei ainoastaan RPA:han.
Jatkuvaa ideointia tukeva ympäristö
Haastavampi osuus on se, miten varmistetaan, että ideoita saadaan esille jatkuvasti. Vaikka ideoiden keräämiseen ja käsittelyyn olisi maailman paras prosessi, se ei vielä takaa, että käyttäjiltä tulee ideoita säännöllisesti ja ne päätyvät RPA-tiimille.
Toimintakulttuuri vaikuttaa merkittävästi siihen, miten ihmiset innostuvat ideoimaan ja esittämään ajatuksiaan eteenpäin. Tässä ei ole enää kyse vain RPA-tiimin toiminnasta, vaan laajemmin siitä, miten organisaatiota johdetaan ja millaista siellä on olla töissä. Yrityksessä pitää olla kulttuuri, jossa ideointia tuetaan ja arvostetaan, mahdollisesti palkitaankin.
Kannattaa myös kertoa yleisesti, miten esitetyille ideoille on käynyt, saatiinko aikaan jotain yhteistä hyvää tai opittiinko jotain uutta. Avoin ja reilu suhtautuminen onnistumisiin ja epäonnistumisiin rohkaisee ihmisiä esittämään omia ideoitaan matalammalla kynnyksellä.
RPA:sta viestiminen lisää ideointia – säännöllinen viestintä yrityksen omissa kanavissa lisää käyttäjätason tietoisuutta ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksista ja auttaa ylipäätään pitämään asian mielessä. Automaatiolähtöjä on vaikea ideoida, jos ei lainkaan tiedä, mistä robotiikassa on kyse! Syväosaamista ei tarvita, motivoituneet käyttäjät pystyvät jo perustiedoillakin bongaamaan omasta työstään mahdollisia automaatiokohteita.
Käyttäjille pitää järjestää aikaa osallistua projekteihin. Jos joku esittää hyvän idean ja osallistuu käyttäjänä siitä syntyvään automaatioprojektiin, hänelle tulee varata riittävästi aikaa tähän työhön. Käyttäjätason osallistuminen voi olla hyvinkin laajaa, ja harvempi meistä haluaa säännöllisesti ideoida itselleen ylitöitä.
Käyttäjätason aktivointi vaatii panostusta, eikä se tapahdu yhdessä yössä, mutta jos ideapumppu saadaan käyntiin, siitä on hyötyä kaikille. Kun ihmisiltä saadaan paljon ideoita – RPA:han tai mihin tahansa toimintaan – vain taivas on rajana sille, mitä kaikkea tällä voidaan saavuttaa.
Herättikö artikkeli ajatuksia tai tarvitsetko apua automaatio- tai muihin digihankkeisiisi?
Voit olla suoraan yhteydessä Outi Mattilaan (Head of Process Development): outi.mattila@twoday.com / 040 900 2802