10 mittaria RPA:n hyötyjen arvioimiseen

Tehtävien automatisointi ohjelmistoroboteilla (RPA) on yhä suositumpaa ja edut varmasti jo monelle tuttuja: manuaalisten virheiden väheneminen, nopeammat käsittelyajat, tyytyväisemmät työntekijät jne. Pelkkä hyötyjen luettelointi ei todennäköisesti kuitenkaan vakuuta kaikkia osallisia siitä, että RPA olisi hyvä investointi – tarvitaan myös mittareita.

”ROI on mittareista tyypillisin, mutta ei yksin kerro koko totuutta – kaikkea ei voi mitata suoraan rahassa. ”

RPA-suorituskykymittarit ovat välttämättömiä vakuuttavan business casen rakentamiseksi, koska ne osoittavat selkeästi RPA:n taloudelliset, liiketoiminnalliset ja operatiiviset vaikutukset yrityksessä. ROI on mittareista tyypillisin, mutta ei yksin kerro koko totuutta – kaikkea ei voi mitata suoraan rahassa.  

Miten RPA:n onnistumista mitataan?

RPA-suorituskykymittarien ideana on vertailla tilanteita “ennen” ja “jälkeen” prosessien automatisoinnin. Tavoitteena on osoittaa, millä tavalla RPA vaikuttaa taloudellisiin ja inhimillisiin mittareihin.

Seuraavassa kuvaamme lyhyesti joitakin suorituskykymittareita, joiden avulla voit arvioida objektiivisesti RPA:n käytön vaikutuksia organisaatiossasi. Näillä voit myös perustella päätöksentekijöille, miksi RPA on organisaatiosi toiminnan kannalta järkevä valinta.

1. Parempi tarkkuus

Automatisoinnin avulla voit poistaa virheet, joita väistämättä sattuu manuaalisessa työssä väsymyksen, tylsistymisen tai tarkkaamattomuuden vuoksi. Tämän väitteen voi osoittaa toteen vertaamalla, miten paljon töitä on tehtävä virheiden korjaamiseksi ennen ja jälkeen RPA:n toteutuksen. Kun virheitä korjataan vähemmän, käsittely on tehokkaampaa ja vie vähemmän aikaa ja rahaa.

2. Tarkastusten digitalisointi

Kun tylsät tarkastustehtävät siirretään roboteille (esimerkiksi tietojen huolellinen tarkastaminen, sisäinen valvonta, yksityiskohtainen testaus, täsmäytykset jne.), työntekijät voivat hoitaa muita, monimutkaisempia toimintoja paremmin. Voit arvioida edistymistä vertaamalla digitoitujen tarkastustehtävien osuutta niihin, jotka tehdään edelleen manuaalisesti.

3. Vaatimustenmukaisuuden puutteiden arviointi

Kun tietojen käsittelyssä tapahtuu virheitä, se aiheuttaa usein isojakin ongelmia vaatimustenmukaisuudessa (compliance). RPA:ta mittaamalla vaatimustenmukaisuuden puutteita arvioidaan virheiden lukumäärän ja virheiden korjaamisen kustannusten perusteella. Arviointi olisi tehtävä tietyltä ajanjaksolta ennen RPA:n käyttöönottoa, ja sitä tulisi verrata lukemiin vastaavalta ajanjaksolta käyttöönoton jälkeen.

4. Sykliajat

Tämä mittari mittaa prosessin nopeutta tai prosessin suorittamiseen tarvittavaa aikaa. Robotit eivät koskaan väsy eikä niiden tarvitse pitää taukoja flunssan tai perhetilanteiden vuoksi, joten RPA:n voisi odottaa johtavan huomattavasti lyhyempiin prosessien sykliaikoihin. Tämän voi todistaa vertaamalla työntekijöiden ja botin tietyn prosessin suorittamiseen käyttämiä aikoja. Koska sykliaika riippuu työn kokonaismäärästä, kannattaa verrata keskenään työmäärältään samankaltaisia jaksoja.

5. Robotin tehokas hyödyntäminen

Toinen ominaisuus, joka lisää robottien tuottavuutta, on niiden kapasiteetin mahdollisimman tehokas hyödyntäminen. Botit ovat ideaalitilanteessa lähes jatkuvassa työssä ja harvoin päivityskatkoksilla. Hyödyntämistä voidaan mitata vertaamalla katkosten ja taukojen määriä työntekijöiden ja robottien työssä.

6. Työkalujen kustannukset

Käy ennen RPA:n käyttöönottoa läpi prosessin suorittamiseen tarvittavien työkalujen lukumäärä ja tyyppi (automaatio tai manuaalinen), jotta voit arvioida niiden kustannukset.

Jotta mittaus on mahdollisimman tarkka, mukaan kannattaa ottaa kustannuksia mahdollisimman kattavasti (mm. lisenssimaksut, ylläpito- ja kehityskustannukset sekä käyttökoulutuksen kustannukset). Tätä voi verrata vastaavasti arvioituihin RPA-käyttöönoton kustannuksiin.

7. Vaikutus henkilöstökustannuksiin

Tätä voidaan seurata useilla mittareilla, joissa otetaan huomioon manuaalisen työn säästöt, manuaalisesti käsiteltävien tapausten vähentyminen ja uusiin tehtäviin siirrettyjen työntekijöiden määrä.

Henkilötyöpäivä on tyypillinen tapa mitata henkilöstösäästöjä käytännössä, mutta voit myös tarkastella vuokraamisesta, koulutuksesta ja palkoista aiheutuvia kustannuksia. Suosittelemme, että teet arvioinnit korkean kysynnän ajanjaksoina (esim. kuukauden lopussa), koska silloin kustannukset ovat korkeimmillaan.

8. Sitoutuminen uusiin projekteihin

Kun ohjelmistorobotit ottavat toistuvat tehtävät hoitaakseen ja suorittavat ne nopeammin, ihmiset voidaan siirtää uusiin projekteihin, joissa he pääsevät hyödyntämään monipuolisempia kykyjään, esimerkiksi luovuutta, kriittistä ajattelua ja ongelmanratkaisutaitoa.

Valitse tietty aika ennen automaatiota ja laske, kuinka paljon työntekijät ovat voineet osallistua uusiin kehitysprojekteihin. Suorita sama mittaus vastaavana ajanjaksona automatisoinnin jälkeen ja vertaa tuloksia.

9. Työntekijöiden vaihtuvuuden väheneminen

Työntekijöiden vaihtuvuus tulee melko kalliiksi; tutkimusten mukaan mediaanikustannukset ovat yli viidennes työntekijän vuosipalkasta. RPA voi tukea työn mielekkyyttä hoitamalla tylsät, toistuvat tehtävät, joissa henkilöstön vaihtuvuus on suurinta. Työntekijät vapautuvat monotonisten tehtävien taakasta ja voivat keskittyä vaativampiin tehtäviin, jotka ovat myös liiketoiminnan kannalta kriittisiä. Tämä yleensä lisää henkilöstön sitoutuneisuutta ja tyytyväisyyttä.

Työntekijöiden vaihtuvuus ennen ja jälkeen RPA:n toteutuksen on olennainen automaation hyötyjen indikaattori. Se on kuitenkin pidemmän aikavälin mittari, sillä työntekijöiden reaktio automaatioon näkyy käytännössä vasta ajan myötä.

10. Työntekijöiden tyytyväisyys

Tämä laadullinen mittari kertoo työntekijöiden sitoutumisesta lyhyellä aikavälillä. Mittausta on helppo tehdä pyytämällä työntekijöitä vastaamaan kyselyyn ennen ja jälkeen RPA:n käyttöönoton, joka kartoittaa tyytyväisyyttä omaan rooliin ja työmäärään.

”Ihmisten asenteet kun tuppaavat vaikuttamaan suuresti automaatiohankkeiden onnistumiseen.”

Kyselyt tulisi laittaa toimeen niillä osastoilla, joiden työhön automaatio vaikuttaa eniten. Olettamuksena on, että mitä vähemmän toistuvia manuaalisia tehtäviä työntekijöiden pitää suorittaa, sitä enemmän heidän tyytyväisyytensä ja sitoutumisensa kasvavat.

Ehdoton edellytys kuitenkin on, että henkilökunta on hyvin koulutettu siihen, mitä RPA-automaatiolla voi ja ei voi tehdä. Tämä siksi, että he eivät kokisi ohjelmistorobotteja uhkana. Ihmisten asenteet kun tuppaavat vaikuttamaan suuresti automaatiohankkeiden onnistumiseen.

Lopuksi

Tärkeintä on, että RPA-suorituskykymittarit auttavat arvioimaan edistymistäsi automaatiomatkalla, ja että ne ovat juuri oman organisaatiosi tarpeisiin soveltuvia. Kattavan, mutta räätälöidyn mittariston avulla pystyt vakuuttamaan myös epäilevät Tuomaat RPA-käyttöönoton hyödyllisyydestä.

Piditkö tästä artikkelista? Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä:

• Ohjelmistorobotiikan skaalaaminen — mikä siinä on niin vaikeaa?
• Pikakahvi vai Moccamaster — mitä kahvinkeitto voi kertoa meille liiketoiminnan johtamisesta?
• Viisi vinkkiä onnistuneeseen RPA-projektiin

Prosessikehityspalveluihimme pääset tutustumaan lisää tästä ja muihin palveluihimme tästä.