BPMS, BPM-järjestelmä, prosessimoottori, workflow-järjestelmä…
Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Mutta kuka tämä rakas lapsemme on ja mitä se tekee? Saammeko esitellä: prosessinohjausjärjestelmä, joka ohjaa tekemistä, auttaa standardisoimaan prosessit ja automatisoi isompia kokonaisuuksia. Kun prosessimoottori on käytössä, työt etenevät yrityksen omaa, standardoitua polkua pitkin – aina ajantasaisilla tiedoilla, oikeassa järjestyksessä ja oikeille henkilöille.
Kuva: Ei prosessimoottoria vs. prosessimoottorin kanssa
Ihan konkreettisesti kyse on ihmisten ja järjestelmien välissä olevasta kerroksesta, joka sekä ohjaa toimintoja että tuottaa niistä ajantasaista dataa liiketoiminnan kehittämistä ja päätöksentekoa varten. Automatisoitu prosessikerros luodaan ohjelmistolla ja se integroituu alustajärjestelmiin. Prosessimoottori voi ohjata sekä ihmisten että järjestelmien tekemää työtä tai vain järjestelmien välistä käsittelyä – mitä ikinä prosessi tarvitseekin.
Prosessimoottoria ei läväytetä käyttöön mutu-tuntumalla, vaan ensin jokainen prosessi käydään läpi ja mallinnetaan. Mietitään ja suunnitellaan yhdessä, miten kyseinen homma juuri tässä yrityksessä sujuvimmin toimii, minkä jälkeen prosessia voi lähteä automatisoimaan. Prosessimoottorin avulla on mahdollista automatisoida mitä tahansa prosesseja ja aivan erinomaisen hyvin myös isoja prosessikokonaisuuksia, vaikkapa asiakaspalvelun tai uuden työntekijän rekrytoinnin prosessit alusta loppuun.
Lue lisää aiheesta ilmaisesta BPMS-oppaastamme.
Mistä tiedän, että yritykseni tarvitsee prosessimoottoria?
Kaikkihan oman yrityksensä ja organisaationsa tuntevat – vai tuntevatko sittenkään? Tietääkö johto, mitä työntekijät oikeasti tekevät ja miten he annetut tehtävät käytännössä suorittavat? Pitävätkö prosessikuvaukset yhtä työnteon todellisuuden kanssa? Tukeeko yrityksen keskustelukulttuuri sitä, että työntekijät voivat tuoda hidasteiksi ja ongelmiksi kokemiaan asioita esille?
Tällaisiin kysymyksiin pitää löytää vastauksia, kun lähdemme miettimään yrityksen kanssa prosessimoottorin tarvetta ja tekemään prosessikehitystä. Näin hahmottuvat ne kohdat, joissa järkevästä automaatiosta syntyy liiketoimintahyötyjä. Prosessimoottori edellyttää asiantuntevaa prosessijohtamista, mutta toisaalta myös tukee sitä.
”Vaatiiko tiedonsiirto sähköpostien laatimista ja lähettelyä, tietojen keräämistä Excel-taulukoihin ja asioiden perään soittelua? Eri ohjelmien availeminen, tietojen etsintä ja kunkin ohjelman erityispiirteiden hallitseminen syövät sekä aikaa että tekijöiden hermoja.”
Tyypillisesti tiedon pitäisi kulkea yrityksessä useiden ihmisten, tiimien ja järjestelmien välillä, jotta tietty tehtävä tulee hoidettua. Jos tieto siirtyy vaivattomasti, hyvä! Usein työympäristössä on kuitenkin ongelmia, jotka aiheuttavat tehottomuutta. Vaatiiko tiedonsiirto sähköpostien laatimista ja lähettelyä, tietojen keräämistä Excel-taulukoihin ja asioiden perään soittelua? Eri ohjelmien availeminen, tietojen etsintä ja kunkin ohjelman erityispiirteiden hallitseminen syövät sekä aikaa että tekijöiden hermoja.
Kuva: Organisaatio ilman prosessimoottoria / BPMS:ää
Ulkopuolelta on vaikea nähdä, mitä viestiketjuissa ja listauksissa tapahtuu ja kuka tekee mitäkin. Jokainen työntekijä vastaa omasta tontistaan omalla tavallaan, ja silloin on aivan inhimillistä, että asioita voi jäädä tekemättä tarkkaamattomuuden, unohdusten tai silkan huonon tuurin takia.
Esimerkki: Asiakas pyytää kopiota laskustaan, mutta ei saa sitä, sillä pyyntö hautautuu epähuomiossa yhden työntekijän sähköpostiin tämän parin viikon loman ajaksi. Hyvässä lykyssä asiakas saa kopionsa, mutta vasta aikojen kuluttua.
Edellä kerrotut ovat selviä merkkejä tyypillisistä prosessimoottorin avulla ratkaistavista ongelmista: työtehtävät ja kommunikaatio ovat strukturoimattomia, eikä johdolla ole kunnollista näkyvyyttä operatiiviseen toimintaan ja suorituskykyyn. Prosessi ei ole hallinnassa ja muutosten tekeminen on vaikeaa, kun riittävä tieto nykytilanteesta puuttuu.
Mitä hyötyä prosessimoottorista on yritykselle?
Kuva: Prosessimoottorin hyödyt yritykselle
Prosessimoottorin käytöstä hyötyvät niin liiketoiminta, työntekijät kuin asiakkaatkin. Se parantaa toiminnan tehokkuutta, helpottaa kommunikointia ja asioiden valmiiksi saamista sekä näkyy palvelun tai tuotteen parempana laatuna.
- Järjestelmä antaa otetta ja näkymää prosessien kulkuun, kokonaisuuteen ja hallintaan yli osasto- ja työntekijärajojen.
- Prosessien tuntemus yrityksessä paranee, sillä ennen prosessimoottorin käyttöönottoa prosessit analysoidaan, niitä kehitetään sujuvammiksi ja automatisoidaan siltä osin kuin se on järkevää. Prosessikehitys on olennainen osa käyttöönottoa, ja tehdessä oppii taatusti omasta yrityksestä jotain uutta.
- Prosessimoottori pystyy hallinnoimaan helposti isonkin tiimin töitä yhteisten, parhaaksi katsottujen sääntöjen mukaan. Järjestelmä tuntee asiakkaiden vastuuhenkilöt ja heidän varahenkilönsä ja osaa ohjata uuden työn sinne, missä työjono on lyhin, jos niin sovitaan.
- Prosessimoottori noudattaa aina järjestelmään rakennettuja sääntöjä, mikä on omiaan tuottamaan asiakkaille tasalaatuista palvelua. Toisaalta se myös varmistaa sääntöjenmukaisen käsittelyn ja pitää siitä kirjaa.
- Kun prosessit ovat hallussa, muutoksen tekeminen on helpompaa ja vaikutukset selkeästi nähtävissä. Muutoksia voi hallita enemmän prosessien näkökulmasta, ei niinkään järjestelmälähtöisesti. Prosessimoottori itsessään on tehty tukemaan ketteryyttä ja tarvittaessa nopeitakin muutoksia. Prosessin muokkaaminen ja järjestelmämuutokset käyvät vaivattomasti, kun prosessia ei tarvitse tehdä kokonaan uusiksi.
- Enemmän prosessiautomaatiota, vähemmän perinteistä paperityötä, kopiointeja, mapitusta, sähköpostien laadintaa ja lähettelyä. Enemmän aikaa keskittyä itse asiaan ja paremmat mahdollisuudet vaikkapa etätöihin, kun järjestelmä pystyy toimittamaan tarvittavat tiedot oikealle henkilölle paikasta riippumatta.
Esimerkki: Vakuutuskorvauskäsittely – kun prosessi ja sen toimintasäännöt on määritelty, järjestelmä voi raksutella ongelmattoman hakemuksen läpi jopa sekunneissa ja asiakas saa korvauksen tililleen ennen kuin osaa sitä odottaakaan. Prosessimoottori kykenee tulkitsemaan asiakkaan vakuutuskorvauspyynnön, arvioimaan kuuluuko se johonkin riskiryhmään ja päättämään automaattisesti, voiko korvauksen tehdä heti vai tarvitseeko se mahdollisesti korvauskäsittelijän huomiota. Korvauskäsittelijöiden työaika säästyy tapauksiin, joissa heidän työnsä tuottaa lisäarvoa niin yritykselle kuin asiakkaallekin.
Tuleeko siitä pitkä ja hankala prosessiautomaation projekti?
Ei tule. Johtava ajatus on, että tehdään mahdollisimman nopeasti mahdollisimman valmista, esimerkiksi 3–4 kuukauden syklillä on mahdollista saada aina jotain hyötykäyttöön. Luonnollisesti tämä tahti kuitenkin edellyttää, että prosessi on jo mallinnettu ja sovittu ennen automaatioprojektin alkamista. Näin toteutusprojekti ei joudu panttivangiksi liiketoiminnan ja IT:n väliin, selvittelemään liiketoiminnan prosessin kulkua samalla, kun sille yritetään jo rakentaa käytettävää toteutusta.
”Prosessimoottorista ei siis tule yksi hankalasti soviteltava palikka lisää, vaan sulavasti kokonaisuutta palveleva ohjauskerros.”
Prosessimoottoreita on tarjolla monenlaisia. Yleensä ne saa toimimaan omassa konesalissa, mutta siirtyminen pilvipohjaisiin palveluihin on nykyään selkeä suuntaus. Koska yksi prosessimoottoreiden käyttövaltti on jo olemassa olevien järjestelmien hyödyntäminen, integraatiomahdollisuudet on tehty mahdollisimman simppeleiksi. Prosessimoottorista ei siis tule yksi hankalasti soviteltava palikka lisää, vaan sulavasti kokonaisuutta palveleva ohjauskerros.
Käyttäjille prosessimoottori saattaa näyttäytyä uutena käyttöliittymänä omalla työpisteellä – tai sitten se ei muuta käyttäjän näkymää ollenkaan. Prosessimoottori kun pystyy ohjaamaan prosesseja myös olemassa olevien järjestelmien välillä, jolloin käyttäjille ei tule näkyviä muutoksia tai uuden opiskelua.
BPMS kiinnostaa, mutta meillähän on jo automaatiota?
Totta. Mutta vaikka esimerkiksi yrityksesi toiminnanohjaus, laskutus ja CRM olisivat pitkälle automatisoituja, kyse on kuitenkin prosessien pätkistä, ei kokonaisesta järjestelmästä. Ohjelmistorobotiikka (RPA) on jo monelle tuttua, ja sen käyttökohde on yksittäisten tehtävien automatisointi. Nämä ovat hyvä alku, mutta kun halutaan oikeita järeitä työkaluja, on parempi siirtyä keskustelemaan prosessimoottoreista.
Jos aihe kiinnostaa, prosessimoottoreista voi lukea lisää esimerkiksi Gartnerin BPMS Magic Quadrant -raportista (esim. iBPMS platforms market), jonka avulla voit syventää muun muassa tietojasi ohjelmistojen tarjoajista ja niiden eroavaisuuksista. Löydät meiltä myös kattavan ilmaisen BPMS-oppaan.
Ota yhteyttä, jos haluat keskustella tarkemmin:
Outi Mattila, Head of Process Development, outi.mattila@twoday.com / +358 40 900 2802