Työn automaatio on nykyään kaikkien mielessä. On olemassa monenlaisia ns. low code ja no code -ohjelmistoja, jotka mahdollistavat nopean ja tehokkaan liiketoimintojen automaation, ja niiden käyttöönotto ja hallinnointi vetää jo vertoja perinteisesti koodatuille ohjelmistoille.
Mutta automaatio ei itsessään ole mikään kaiken parantava maaginen voima, vaan vaatii tiettyä näkemystä ja lähestymistä onnistuakseen. Tässä muutama realiteetti työn automaatioon, jotka kannattaa käydä läpi aina ennen automaatioprojektiin ryhtymistä.
1. Automaation onnistuminen riippuu kyvystä keskittyä oikeisiin liiketoiminnan ajureihin.
Automaation merkitys ja vaikuttavuus harvoin riippuu käytetystä teknologiasta, olipa kyseessä ohjelmistorobotiikka, java tai tekoäly. Onnistuminen on yleensä kiinni siitä, miksi ja miten pyörität liiketoimintaasi. Jos kehittämisen fokus ei ole liiketoiminnalle olennaisissa asioissa on hyvin epätodennäköistä, että automaatio toisi toivottuja tuloksia.
2. Automaatio mahdollistaa useampien vaihtoehtojen tarjoamisen asiakkaille. Moderneissa automaatiojärjestelmissä tuettu tuote- tai palvelutarjonta rasittamatta kuitenkaan itse järjestelmää. Järjestelmät voidaan helposti räätälöidä kattamaan erilaisia asiakastapauksia, palvelupolkuja ja tuotemahdollisuuksia.
Esimerkkinä nykyiset kimppakyytisovellukset: ne ovat maailmalaajuisia ja ne tarjoavat useita palvelutasoja eri hintaluokissa. Ratkaisu on rakennettu samalla automatisoidulla digitaalisella järjestelmällä, joka kattaa kaiken kompleksisuuden.
3. Automaatio on yksi parhaimmista keinoista lisätä skaalautuvuutta. Jos haluat kasvattaa skaalautuvuutta merkittävästi lisäämättä esimerkiksi henkilöstöä tai muita resursseja, silloin tarvitset automaatiota.
Tässä apuna voi olla esimerkiksi ohjelmistorobotiikka (RPA), jolla voi automatisoida toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, jolloin henkilöstöllä on aikaa keskittyä vaativampiin tehtäviin. Tai prosessiohjausjärjestelmä, joka voi nopeuttaa asiakastapausten käsittelyä ohjaamalla tehtäviä oikeille henkilöille oikeaan aikaan vieden pois tarpeen loputtomien sähköpostien lähettelylle. Mahdollisuuksia on siis monia.
4. Jos haluaa kasvattaa liiketoimintaa, ei voi välttyä automaatiolta. Työn automaatio ei ole ohi menevä villitys. Joillekin yrityksille ja toimialoille se on jopa välttämättömyys. Toimintojen, joita teet usein ja jotka huomattavasti parantavat asiakas- tai työntekijäkokemusta, tulisi olla ensisijaisia automaatiokohteita kasvun aikaansaamiseksi.
5. Automaatio ei ole big bang -lanseeraus vaan asteittain kasvavaa kehittämistä.
Joskus isoja ohjelmistokehityshankkeita käsitellään samalla tavalla kuin uuden kauppakeskuksen avaamista: paljon julkisuutta ja isot avajaiset, kaikki kutsutaan hyödyntämään tarjouksia ja sitten palataan takaisin arkeen.
Automaatiokehitys ei toimi niin. Huomaat, että ensimmäinen käyttöönotto on usein oppimiskokemus. Ja sillä aikaa, kun saatat ensimmäisen osuuden kohdilleen, aloitat jo seuraavan kehittämistä, kasvattaen ja kehittäen järjestelmääsi pikkuhiljaa eteenpäin. Ja ensimmäisen prosessin automatisoituasi huomaat kolme tai neljä siihen liittyvää prosessia, jotka ovat myös potentiaalisia automaation kohteita. Automaatio kasvaa ja kehittyy liiketoiminnan mukana.
Työn automaatio on tulevaisuutta ja oikein tehtynä nopea ja tehokas tapa kehittää omaa liiketoimintaa. Jos erilaiset automaatioratkaisut eivät ole vielä tuttuja suosittelen tutustumaan ohjelmistorobotiikan lisäksi prosessimoottoreihin sekä sääntöautomaatioon.
Herättikö artikkeli ajatuksia tai tarvitsetko apua automaatio- tai muihin digihankkeisiisi?
Voit olla suoraan yhteydessä Outi Mattilaan (Head of Process Development): outi.mattila@twoday.com / 040 900 2802