Solidabis

Käyttäjätason osaaminen RPA-hankkeiden moottorina


Kuvituskuva: Työntekijöitä työskentelemässä toimistossa työpisteiden ääressä

RPA-hankkeissa on hyvä ymmärtää heti alusta lähtien, mitä käyttäjätasolta vaaditaan ja voidaan odottaa. Millaista osaamista käyttäjätasolla on ja miten sitä hyödynnetään? Tässä artikkelissa prosessiautomaation konsultti Jesse Variksen kolme teesiä, jotka auttavat ymmärtämään käyttäjätason roolia RPA-hankkeissa.

Käyttäjätaso tarkoittaa tässä yhteydessä liiketoimintaa eli niitä ihmisiä, joiden prosesseja  ollaan automatisoimassa ja jotka siis suorittavat niitä vielä manuaalisesti.

1) Käyttäjätason henkilöiden rooli voi olla RPA-hankkeissa laaja, ja yleensä hanke vie heiltä aina enemmän aikaa kuin siihen on varattu.

Käyttäjätasoa voidaan tarvita kaikissa RPA-hankkeen vaiheissa: määrittelyssä, kehittelyssä, testauksessa ja ylläpidossa – toisissa enemmän, toisissa vähemmän, joissain ei ehkä lainkaan. Yleensä käyttäjätason rooli on kuitenkin alusta loppuun suhteellisen laaja.

Määrittely: Kun prosessia automatisoidaan, nykyinen prosessi pitää mallintaa käyttäjätason kanssa viimeistä yksityiskohtaa myöten. Se vie aikaa, monesti enemmän kuin siihen on etukäteen allokoitu. Tämä on myös ensimmäinen kohta, jossa hanke voi mennä pieleen – jos aikaa ei ole varattu riittävästi, hanke ärsyttää osallistujia jo alkumetreillä ja toisaalta määrittelyiden ja lopputulosten laatu kärsii.

– Kehitys: On hyvin yleistä, että määrittelyyn pitää vielä palata kehitysvaiheessa, esimerkiksi täydentämään jotain yksityiskohtaa, ja siihen tarvitaan jälleen käyttäjien aikaa. Tätä ei yleensä tiedosteta silloin kun robotiikkaa aloitellaan, ja palaaminen asiaan muiden kiireiden ohella aiheuttaa helposti vastarintaa.

– Testaus: Käyttäjillä on tietämys prosessista, joten heitä tarvitaan testitapausten suunnittelussa ja tulosten validoimisessa. Käyttäjätaso voi myös olla ainoa, joka pystyy rakentamaan testitapaukset järjestelmiin – tämä voi olla olla manuaalista ja paljon aikaa vievää työtä.

– Ylläpito: Robotiikka ei ole ”tee ja unohda” -ratkaisu, joten kun ratkaisu on tuotannossa, virheitä ilmenee lähes poikkeuksetta ja prosessia joudutaan vielä korjaamaan. Ongelmat pitää selvittää ja virheelliset tapaukset korjata, ja siinä käyttäjätaso on avainasemassa. Käyttäjätaso ei siis pääse prosessista täysin eroon, vaikka se olisi automatisoitu.

2) Käyttäjätason osaamisen hyödyntäminen on olennainen osa robotiikan kehittämistä ja erityisen tärkeää prosessin mallinnuksessa.

Robotiikan perusosaaminen ei ole vielä kovin laajalle levinnyttä, koska kyse on suhteellisen tuoreesta teknologiasta. On siis todennäköistä, että kun RPA-pilottia lähdetään tekemään, RPA-osaaminen on lähellä nollaa. Siksi on hyvä ymmärtää ensin, millaista osaamista robotiikkaan tarvitaan kaiken kaikkiaan – myös käyttäjätason ulkopuolella. Seuraava jako on melko karkea, mutta antaa suuntaa:

– Analyysiosaaminen: Kun lähdetään suunnittelemaan robotiikkaa, tarvitaan joku, joka pystyy rakentamaan asiantuntevan business casen ja arvioimaan, kannattaako robotiikan käyttö juuri kyseisessä tapauksessa.

– Tekninen osaaminen: Robotiikan ratkaisut vaativat vahvaa ja spesifiä osaamista. Tarvitaan joku, joka pystyy rakentamaan ensimmäiset työnkulut kestävästi ja mielellään myös nopeasti. Näin voidaan näyttää toteen, että RPA-ratkaisut toimivat.

– IT-osaaminen: On tärkeää, että IT on vahvasti mukana robotiikan kuvioissa. Robotit tarvitsevat alustan jossa pyöriä, järjestelmät joita käyttää ja käyttäjätunnukset samaan tapaan kuin ihmisetkin. Kaikkea tätä hallinnoi IT, ja siksi sen osallistuminen on tärkeää.

– Liiketoiminta: Käyttäjätasolla on tarkka tietämys siitä, mitä liiketoiminnan prosesseissa todella tapahtuu. Automaatiohankkeessa ei riitä, että tunnetaan prosessin ylätason stepit, sillä robottia varten pitää määritellä myös kaikki mitä tapahtuu steppien sisällä ja niiden välillä.

Jos ylätason steppi on tiedon syöttäminen järjestelmään, tarkennettavaksi tulee esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: pitääkö tiedon olla tietyssä muodossa syöttöä varten, tehdäänkö siihen muokkauksia, onko syötettävien tietojen järjestyksellä väliä, onko järjestelmään syöttämisessä muita yksityiskohtia, jotka tulisi ottaa huomioon jne.

Kaikki nämä ovat asioita, jotka vain järjestelmän käyttäjät voivat tietää, ja siksi ne pitää käydä heidän kanssaan läpi erittäin tarkasti. Virhemarginaali voi olla pieni, eivätkä ongelmat välttämättä aina johdu suoraan prosessiin liitännäisistä vaiheista. Esimerkiksi järjestelmässä vastaan tuleva määrittelemätön popup-ikkuna voi keskeyttää robotin ajon täysin ja aiheuttaa selvitystyötä ylläpidolle, kehittäjille ja käyttäjätasolle.

3) Robotiikan perusosaaminen auttaa käyttäjätasoa parantamaan laatua ja ideointia.

Jos käyttäjätason ensimmäinen tehtävä on antaa tarkkoja tietoja prosesseista RPA-pilottia varten, pitääkö heidän ymmärtää robotiikasta jotain? Tätä mietitään usein, ja vastaus on, ettei välttämättä, mutta siitä voi olla suuresti hyötyä.

Ensinnäkin ideoita syntyy helpommin, kun robotiikan perusymmärrys on hallussa. Toisekseen määrittelyn laatu paranee, jos käyttäjätaso ymmärtää, mitä ollaan tekemässä, mihin teknologia pystyy ja ennen kaikkea, mihin se ei pysty. Käyttäjät voivat osallistua määrittelyyn aktiivisesti ja kertoa myös sellaisista havainnoistaan, joita määrittelijät ja kehittäjät eivät ehkä edes osaa kysyä.

Miten käyttäjien osaamista kasvatetaan?

Robotiikkatuotteita tekevillä yrityksillä on tarjolla paljon hyviä ja yleensä ilmaisia koulutusmateriaaleja, joten käyttäjien osaamisen kehittäminen on vaivatonta. Perusymmärryksen saa jo muutamassa tunnissa lyhyellä verkkokurssilla. Se voi lisätä myös käyttäjien motivaatiota ja kiinnostusta, mikä on aina hyväksi RPA-hankkeelle.

Entä päästäänkö käyttäjätason osaamisessa joskus niin pitkälle, että käyttäjien olisi järkevää pyrkiä itse automatisoimaan omia prosessejaan? Robotiikkatuotteet ovat kehittyneitä ja tukevat matalaa teknistä osaamista. Ne eivät kuitenkaan ole vielä niin pitkällä, että kestäviä ja nopeita ratkaisuja pystyisi tekemään ilman spesifiä osaamista. Mutta kun yritys on päässyt robotiikassa alkuun, kannattaa katsoa, löytyykö käyttäjätasolta vaikkapa analyysiosaamista tai haluja kouluttautua robotiikan tekniseen puoleen.

Riittävästi aikaa, hiukan perusosaamista – ja saat käyttäjätasosta RPA-hankkeellesi kelpo moottorin!

Tarvitsetko jeesiä automaatio- tai muihin prosessikehityshankkeisiisi?

Voit olla suoraan yhteydessä Marja Jussila van Leeuweniin (Head of Process Development): marja.jussila@solidabis.com / +358 40 183 0273 tai alla olevalla lomakkeella, niin etsitään yhdessä juuri teidän yrityksellenne sopiva ratkaisu. Saman katon alta löydät prosessikehityksen lisäksi myös muut palvelut yrityksellesi: designia ja ohjelmistokehitystä.

Piditkö artikkelista? Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä:

Jesse Varis, Prosessikehityksen konsultti, Solidabis Oy

Artikkelin asiantuntija Jesse on prosessikehityksen konsultti, joka on erikoistunut ohjelmistorobotiikan ja prosessiautomatisaation ratkaisuihin. Hän on tehnyt automaatioprojekteja monenlaisissa organisaatioissa, ja kokemukseen pohjaten kerännyt näkemystä siitä, miten ohjelmistorobotiikkaa voi lähteä kehittämään kustannustehokkaasti ja pitkäjänteisesti erilaisissa toimintaympäristöissä. 
Jesse Varis, Prosessikehityksen konsultti 044 364 9100jesse.varis@solidabis.com

Yhteydenottolomake

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.