Solidabis

Parempaa päätöksentekoa, parempaa bisnestä


Sääntöautomaatio on tärkeä osa digitaalista päätöksentekoa

Nykypäivän muuttuvassa maailmassa yritysten on tehtävä parempia päätöksiä nopeammin, jotta ne pysyvät kilpailukykyisinä ja pystyvät vastaamaan asiakkaiden ja viranomaisten jatkuvasti kasvaviin odotuksiin. Toiminnan ohjaamiseen tarvitaan edistynyttä analytiikkaa yhdistettynä liiketoimintasääntöihin, jotta kerätyn datan pohjalta voidaan tehdä tehokkaita, tapauskohtaisia ja nopeita toimia, jotka puolestaan tuottavat mitattavissa olevia liiketuloksia.

Monimutkaisten päätösten tekeminen sekä reaaliajassa että oikeassa asiayhteydessä on vaativaa, eikä tällainen päätöksenteko ole ihmisille aina edes mahdollista – ainakaan nopealla aikataululla. Digitaalinen päätöksentekoalusta, joka kykenee ymmärtämään, arvioimaan ja hoitamaan päätöksentekotilanteita itsenäisesti, voi viedä tekemisen uudelle tasolle. Toisaalta kaikkia päätöksiä ei ole mahdollista – eikä välttämättä järkevääkään – automatisoida kokonaan, joten myös ihmisen panosta tarvitaan. Päätöksentekoalusta voikin joko automatisoida päätöksenteon kokonaan tai toimia hyvänä kumppanina, joka auttaa ihmistä vaikeissa päätöksentekotilanteissa.

Esimerkiksi pankit panostavat edistyneempiin tapoihin tunnistaa huijausyrityksiä erilaisten säännöstöjen avulla, jotta niihin päästään reagoimaan mahdollisimman automaattisesti ja nopeasti, ja minimoidaan näin mahdolliset vahingot. Terveydenhuollon toimijat taas ohjaavat asiakkaitaan arvioimaan oireitaan jo ennen vastaanotolle tulemista. Päätöksentekoalusta kerää oiretiedot ja antaa sääntömalleja käyttäen asiakkaalle suosituksen jatkotoimista. Näin vältytään turhilta käynneiltä toimipisteissä ja kiireisimmät tapaukset saadaan nopeasti asianmukaiseen hoitoon. Nopean päätöksenteon ja sääntöjen noudattamisen tarve ei siis rajoitu tietyille toimialoille tai tiettyihin liiketoimintoihin – sääntöautomaatio on tarpeellista kaikkialla.

Päätöksentekoalustat mahdollistavat automaation

Sääntöautomaatiossa puhutaan usein päätöksentekoalustoista. Ne ovat ohjelmistoja, joiden päätarkoitus on puhtaasti auttaa sääntöjen noudattamisessa ja päätöksenteossa. Ne ovat integroitavissa muihin automaatioalustoihin ja huolehtivat siitä, että sääntöjä noudatetaan aina määritellyllä tavalla. Ne mahdollistavat monimutkaistenkin päätösten automatisoinnin, koska säännöstöt pystytään rakentamaan työkaluun jäsennellysti.

Sääntömoottorin hyödyt

Tässä vaiheessa tulee helposti mieleen, että onhan sitä pärjätty tähänkin saakka ilman päätöksentekoalustoja. Olemassa olevat järjestelmät ovat hoitaneet sääntöautomaation tai sitä ei ole yksinkertaisesti ollut lainkaan. Tällöin päätöksenteko, liiketoiminnan säännöt ja toimintalogiikat ovat löytyneet työohjeista, Excel-listoista ja työntekijöiden muistista.  Tällaisen tilanteen haasteet ovat kuitenkin selvät:

  • Jos säännöt ja päätökset ovat kovakoodattuina olemassa olevissa järjestelmissä, niiden muokkaaminen ja päivittäminen ovat aina IT:n vastuulla, vaikka omistajuus kuuluisi liiketoiminnalle. Muutokset vaativat aina koodin analysointia ja muokkaamista sekä kattavaa testaamista ennen käyttöönottoa. Ja kaikkeen tähän menee jokaisessa järjestelmässä aina oma aikansa.

  • Ei-automatisoitu päätöksenteko ja sääntöjen noudattaminen on virhealtista, aikaa vievää ja aiheuttaa vaihtelua asiakkaan kokemassa palvelussa.  

Nämä haasteet ovat rahan arvoisia asioita. Jos sääntöjä ja päätöksiä ei päästä tekemään tehokkaasti ja oikein, vaikutukset näkyvät loppujen lopuksi yrityksen kassassa.

Mitä sääntömoottorit sitten tarjoavat?

  • Tehokasta päätöksenteon mallintamista, usein koodittomasti, jotta päätöksentekologiikka voidaan dokumentoida ja ilmaista intuitiivisesti. Tämä auttaa liiketoimintaa päivittämään säännöstöjä itse, eivätkä muutokset vaadi aina uutta projektia tai koodin analysointia. Enää ei tarvitse olla Java-koodari, jotta voi päivittää sääntöjä, ja liiketoiminta pysyy vahvasti kuskin paikalla, kun sääntöjä määritellään, kuvataan ja käytetään.
  • Läpinäkyvää dataa päätöksenteosta ja sääntöjen noudattamisesta. Datasta käy ilmi, miten päätöksiä on tehty ja mitä lopputulokset ovat olleet. Tämä tieto on kallisarvoista toiminnan kehittämisessä – ja paljon mielenkiintoisempaa kuin perinteiset järjestelmän monitorointitiedot. Hyvä järjestelmä tarjoaa luonnollisesti tämän kaiken.
  • Sisäänrakennetut testaus- ja simulointimahdollisuudet. Testaus on toiminnallisuutena nykyisin lähes itsestäänselvyys, simulaatio taas on toiminnallisuus, jota alustalta kannattaa edellyttää. Simulointi auttaa näyttämään muutosten vaikutukset ennen niiden käyttöönottoa. Liiketoiminnan tekemät sääntömuutokset eivät saa johtaa virheisiin, ja juuri simulaation avulla ne pystytään välttämään.
  • Roolipohjaisen pääsynhallinnan, jotta voidaan rajata kuka saa nähdä ja päivittää mitäkin säännöstöjä.
  • Hallintoprosessin, joka versioi kaikki muutokset ja säilyttää niistä täyden tarkistusketjun. Tässä kannattaa ottaa huomioon, että on olemassa kaksi eri tarvetta: käyttäjien tekemien sääntöjen versiointi ja IT-prosesseihin integroituminen (kuten esimerkiksi DevOps).
  • Mahdollisuus valita käyttöönoton muoto. Tarjonta ulottuu omaan konesaliin otettavista ohjelmistoista yksityiseen pilveen ja SaaS-malleihin.
Onko meillä tarvetta sääntöautomaatiolle?

Suomi on pullollaan yrityksiä ja organisaatioita, joissa päätökset ja säännöt ohjaavat tekemistä vahvasti. Jos kuitenkin on epäselvää, olisiko omassa yrityksessä tarvetta tämän tyyppiselle automaatiolle, kannattaa asiaa tarkastella parista eri näkökulmasta.

Hyvä tapa aloittaa arviointi on käydä läpi seuraavat kolme peruskysymystä:

  1. Hallinnoivatko käyttäjäsi päätöksentekoa, esimerkiksi lainojen hyväksyntää, kanta-asiakaskampanjoita, korvauskäsittelyä tai muita päätöksiä?

  2. Muuttuvatko yrityksesi toimintaa ohjaavat sisäiset tai ulkoiset säännökset usein?

  3. Täytyykö päätöksiä tehdessä ottaa huomioon useita erilaisia vaikuttavia tekijöitä?

Jos vastasit yhteenkään näistä kysymyksistä ’kyllä’, sääntöautomaatiosta on todennäköisesti hyötyä toiminnassanne. Yllä mainituissa tilanteissa vaaditaan monimutkaista ja nopeaa toimintaa, ja sitä sääntöautomaatio voi tarjota helpommin kuin perinteiset ratkaisut.

Sääntöautomaatiotarpeen voi tunnistaa myös tietynlaisesta kipuilusta yrityksen toiminnassa. Tässä muutama esimerkki kipupisteistä:

  • Liiketoiminnan on vaikea tunnistaa, missä päätökset tehdään. IT omistaa liiketoimintapäätösten logiikan, ja se on mahdollisesti kovakoodattuna järjestelmiin, mikä taas hidastaa muutosten elinkaarta.
  • Vaikeus näyttää toteen, kuinka jokaista asiakastapausta käsitellään vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi (esimerkiksi ISO).
  • Vaikeudet reagoida markkinamuutoksiin ajoissa.
  • Johdonmukaisuuden puute päätöksenteossa joko organisaation sisällä tai esimerkiksi kumppaneiden kanssa toimiessa.
  • Kyvyttömyys pysyä mukana sääntelyn muutoksissa ja riskien hallinnassa.

Näille kipupisteille voi olla muitakin lääkkeitä kuin sääntöautomaatio, ja ne saadaan esille hyvän analyysityön avulla. Mutta sääntöautomaatio voi olla varteenotettava ja kustannustehokas vaihtoehto, kun ongelmia aletaan purkaa.  

Mitä hyötyä sääntöautomaatiosta on?

Kun tarve on tunnistettu, kannattaa suunnata katse sääntöautomaation tuomiin hyötyihin – täytyyhän investointi jotenkin myös perustella. Hyödyistä voi tunnistaa kolme ulottuvuutta: kasvu, tehokkuuden parantuminen ja vaatimustenmukaisuus.

”Hyödyistä voi tunnistaa kolme ulottuvuutta: kasvu, tehokkuuden parantuminen ja vaatimustenmukaisuus.”

Kasvu: Sääntöautomaatio voi auttaa hallinnoimaan asiakassuhdetta, lisäämään asiakasuskollisuutta, parantamaan asiakaskokemusta ja räätälöimään tarjontaa asiakkaan mukaan. Käyttökohteita voivat olla tuotesuositukset, kanta-asiakasohjelmat, dynaaminen hinnoittelu, myynti, lainan myöntäminen tai vaikka korvauskäsittely.

Tehokkuus: Sääntöautomaatio parantaa reagointikykyä, vahvistaa päätösten johdonmukaisuutta ja vähentää kustannuksia, koska päätöksiä ei enää toteuteta manuaalisesti eikä niitä ei ole kovakoodattu sovelluksien toimintalogiikkaan. Käyttökohteita tehokkuuden parantamiselle voivat olla esimerkiksi automaattinen laina- ja korvauskäsittely tai potilaan oireanalyysi.

Vaatimustenmukaisuus: Sääntöautomaatio tuo johdonmukaisuutta ja läpinäkyvyyttä sääntöjen noudattamiseen ja valvontaan. Tästä voi olla apua esimerkiksi petosten havaitsemisessa ja auditoinneissa.

Sääntöautomaatio on loppujen lopuksi suhteellisen kevyt ohjelmisto, mutta tuo yllättävän paljon potkua yrityksen toimintaan. Tämä tietysti vaati käyttöönotolta jäsenneltyä lähestymistapaa ja selkeätä vastuiden ja roolien jakamista organisaatiossa: mitä liiketoiminta saa tehdä ja mitä ovat IT:n vastuut. Mutta käyttöönotto on aivan oma lukunsa, puhutaan siitä lisää myöhemmin. 

Päätöksenteon ja sääntöjen johdonmukainen soveltaminen toiminnassa näkyy positiivisesti asiakkaille, omille työntekijöille ja valvoville tahoille. Monet ohjelmistotalot tarjoavat sääntöautomaatiota eri muodoissa, ja tässä artikkelissa kuvatun listan kanssa on helpompi lähteä tutkimaan tarjoamaa. Toivottavasti se oikea löytyy!

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä:

Kaipaako yrityksesi apua automaatio- tai prosessikehityshankkeissa? Ole yhteydessä suoraan Marjaan, niin katsotaan yhdessä juuri teille sopiva ratkaisu! Saman katon alta löydät myös muut palvelut tarpeidenne mukaan.

Marja van Leeuwen, Head of Process Management, +358 40 183 0273marja.jussila@solidabis.com  

Marjalla on yli 10 vuoden kansainvälinen kokemus prosessien kehittämisen saralla – sekä liiketoiminnan kehittämisen puolelta että automaatioprojekteista. Marjan vahva robotiikan ja prosessiautomaation osaaminen yhdistettynä syvälliseen liiketoiminnan tuntemukseen mahdollistaa oikeiden ratkaisujen löytämisen liiketoiminnan haasteissa.

Yhteydenottolomake

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.