Raportointi on tärkeä osa ohjelmistorobotiikan (RPA) hyödyntämistä. Hyvin mietityn raportoinnin avulla saat roboteistasi enemmän irti ja kehität liiketoimintaasi. Tässä artikkelissa nostetaan esille kolme RPA-raportoinnin osa-aluetta. Kukin niistä kannattaa suunnitella jo robottihankkeen alkuvaiheessa, jotta raportoinnin tietotarve tulee huomioiduksi. Raportointiin palaaminen ei kuitenkaan ole myöhäistä, vaikka robotteja olisi jo käytössä.
1. Reaaliaikaista tietoa liiketoiminnalle
Raportoinnin ensimmäinen osa-alue koskee kutakin käytössä olevaa robottia. Tavoitteena on luoda online-katsaus, jota liiketoiminta seuraa ja josta se näkee helposti ja reaaliaikaisesti jokaisen robotin tuotannon statistiikan. RPA-tiimi toteuttaa kaikille roboteille yhteneväisen raportoinnin, jossa huomioidaan liiketoiminnan yhteiset tarpeet. Näitä ovat esimerkiksi robotin käynnistyminen ajallaan, robotin käsittelemien tapausten onnistumisprosentti sekä käsiteltyjen ja jonossa olevien tapausten määrä.
Hyödyt: Liiketoiminta tietää, että robotit ovat toiminnassa, tekevät mitä niiden pitää tehdä, prosessi pyörii ja asiakkaat saavat sen mitä ovat hakemassa. Yhteneväinen raportointi tuo selkeyttä, seurattavuutta ja vertailtavuutta. Liiketoimintaprosessin häiriötilanteisiin on mahdollista puuttua välittömästi, jos sellaisia tulee.
Mitä kriittisemmässä kohdassa liiketoimintaprosessia robotti on, sitä tärkeämpää on nopea reagointi ongelmiin. Toisaalta – kun näet, että robotit toimivat, voit keskittyä muihin asioihin.
2. Service Level Agreement (SLA) -raportointi
Toisen osa-alueen raportointi koskee sitä, pystyykö robottipalvelualusta suorittamaan sen palvelun, joka sen on SLA:n eli palvelutasosopimuksen mukaisesti tarkoitus tuottaa. Jos yrityksessä esimerkiksi ajetaan UIPath-robotteja, SLA-raportointi kertoo, että UIPath-alusta toimii sopimuksessa määriteltyjen puitteiden mukaisesti. Raportoinnissa tuodaan esille muun muassa häiriöt, palvelupyynnöt, ongelmat ja niiden ratkaisut.
Siinä missä ensimmäisen osa-alueen raportointi kertoo kunkin yksittäisen robotin toiminnasta, SLA-raportointi tarkastelee asiaa palvelurakenteen tasolta. Nämä raportoinnin kaksi osa-aluetta liittyvät luonnollisesti läheisesti toisiinsa, mutta on hyödyllistä ymmärtää myös niiden erot.
Hyödyt: SLA-raportoinnin ansiosta sekä palvelun omistaja että asiakas pystyvät seuraamaan, että alustapalvelu toimii sopimuksen mukaisesti. Se mahdollistaa myös palvelun parantamisen täsmällisesti silloin (ja niiltä osin) kuin se on tarpeen.
3. Raakadatan saatavuus liiketoiminnan käyttöön
Jokainen robotti on osa liiketoimintaprosessia. Kun kaikki robotin käsittelemä tieto saadaan talteen ja hyödynnettäväksi, datan perusteella on mahdollista tutkia erinäisiä asioita kyseisestä liiketoimintaprosessista. (Toki vain siltä osin mihin robotin toiminta vaikuttaa.)
Liiketoiminnan näkökulmasta raakadata voikin olla RPA-raportoinnin mehukkain pihvi. Ohjelmistorobotiikalla haetaan yrityksen toimintaan muun muassa laatua, tehokkuutta ja lyhyempiä läpimenoaikoja. Liiketoiminta-analyytikoiden ja muiden bisnestä syvemmin ymmärtävien käsissä raakadata antaa mahdollisuuden luoda päteviä näkymiä näihin vaikutuksiin.
Ohjelmistorobotin raakadata on bisnesdataa suoraan yrityksen omasta toiminnasta. Sitä voi jaotella haluamallaan tavalla, tarkastella esimerkiksi asiakasryhmiä tai toiminnan eri lohkoja. Jos yrityksen liiketoimintaprosessit on hyvin kartoitettu, RPA-data on yhdistettävissä yrityksen muuhun tietovirtaan. Näin voidaan seurata esimerkiksi asiakkaiden toimintaa yrityksen eri palveluissa ja löytää sieltä mahdollisia kehityskohteita.
Hyödyt: Raakadatan avulla pääset todella ottamaan ohjelmistorobotiikasta täyden hyödyn irti sekä liiketoimintasi kehittämisessä että tulevissa RPA-hankkeissasi.
Milloin raportointia pitäisi miettiä?
Raportoinnin eri osa-alueet tulisi aina suunnitella jo ohjelmistorobotiikan kehityksen alkumetreillä, jolloin raportoinnin erityistarpeiden huomiointi on helpointa. Raportointia on mahdollista tuoda mukaan ja muuttaa myöhemminkin, mutta se saattaa olla haastavaa, jos robotti ei kerää raportointiin tarvittavaa tietoa. Siksi vähintään yksinkertaisimmat liiketoimintaprosesseihin liittyvät raportoinnit on syytä miettiä selviksi jo RPA-projektin alussa.
RPA-tiimi pystyy yleensä hoitamaan kuntoon robottien tuotantoaikaisen ja SLA-raportoinnin. Raakadatan raportointi palvelee ennen kaikkea liiketoimintaa, missä eri prosessien datatarpeet voivat olla hyvinkin erilaisia. Siksi raakadatan raportoinnin suunnitteluun tarvitaan perinpohjaisempaa liiketoimintaymmärrystä. Tämä raportoinnin osa-alue kannattaa myös rakentaa niin, että se ei häiritse robottien toimintaa – raakadataa tarvitaan harvemmin online-ratkaisuna.
Raportoinnin suunnitteluun kannattaa uhrata muutama tuokio, vaikka yritys olisi RPA-polkunsa alussa ja into saada ensimmäinen robotti käyntiin olisi kova. Ja varsinkin silloin! Näin raportoinnin suunnittelusta tulee heti alkuun luonteva osa yrityksen RPA-hankkeita.
Ota yhteyttä, jos haluat keskustella RPA:n hyödyistä ja kuulla lisää: Outi Mattila, Head of Process Development, 040 900 2802 / outi.mattila@twoday.com