Solidabis

Ohjelmistorobotiikan skaalaaminen — mikä siinä on niin vaikeaa?


Ohjelmistorobotiikan ensimmäinen hypeaalto alkaa pikkuhiljaa vetäytyä, ja teknologian varjopuolet saavat päivänvaloa. Muun muassa skaalautuminen koetaan haasteelliseksi. HSF:n ja KPMG:nyhteistutkimuksen mukaan melkein puolet vastaajista ovat vähemmän kuin tyytyväisiä ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon organisaatiossaan. Kuulostaa rajulta, mutta käy järkeen, kun ymmärtää lähtökohdat.

Ohjelmistorobotiikkaa on myyty helppona, halpana, ja nopeana low-code -teknologiana, jota kaikkien kannattaa käyttää. Tämä on osittain totta: todellisuudessa kuitenkin helppojen nakkien automatisoinnin jälkeen hyötyjen saavuttaminen vaatii paljon enemmän. 

Siinä missä teknologian käyttäminen ei periaatteessa vaadi teknistä osaamista, on vahva tekninen osaaminen perusehto, jos halutaan kestäviä ja pysyviä tuloksia. Hypetyksen ympäröimät harhakuvat ovat johtaneet nopeisiin ja likaisiin käyttöönottoihin, joissa tulokset vaihtelevat. Riittävää ymmärrystä teknologiasta tai siitä, miten ja miksi sitä kannattaisi käyttää, ei ole.

Ohjelmistorobotiikan maturiteetti nojaa vahvaan osaamiseen

Prosesseja saatetaan automatisoida hätiköidysti ja suunnittelematta, koska se on trendikästä, eikä panoksia tuhlata sen kannattavuuden tai vaihtoehtoisten ratkaisujen mittaamiseen. Olennainen osa RPA-maturiteettia onkin automaatiomahdollisuuksien tunnistaminen sekä niiden arviointi ja validointi. Kaikkea ei kannata välttämättä automatisoida ohjelmistorobotiikalla, ja on hyvä, että joku on sanomassa tämän ääneen, kun seuraavia automaatiokohteita harkitaan.

Tärkein osa maturiteettia on järjestelmällinen ja yhtenäinen hallintamalli, joka muotoutuu ydinkysymysten ympärille. Hyvin suunniteltu hallintamalli luo pohjan järkevälle tekemiselle sekä onnistuneelle skaalautumiselle.

  • Miten prosessit määritellään ja dokumentoidaan?
  • Mitä pohjia ja malleja toteutuksessa käytetään?
  • Miten ja kuka tekee ylläpidon?
  • Miten muutoksia hallitaan?
  • Mistä robotiikan osaamiskeskus koostuu?

Mittarointi ja hallintamalli luovat pohjan järkevälle tekemiselle, mutta loppujen lopuksi ne, kuten kaikki muukin, nojaavat vahvaan osaamiseen. Osaaminen ja sen hyödyntäminen ovat mielenkiintoinen osa maturiteettia, koska siinä missä teknologia periaatteessa mahdollistaa käyttöönoton kevyelläkin osaamisella, ovat pitkäjänteisen ja skaalautuvan käyttöönoton edellytyksen päinvastaiset. Koska tekemistä on markkinoitu helppona, on myös muunnoskoulutus ohjelmistorobotiikkaan houkutteleva ajatus yrityksille. Teoriassa voisi olla tehokasta, jos samat ihmiset, joiden työt automatisoidaan, voitaisiin siirtää luomaan näitä automaatioita. Valitettavasti kuitenkin kunnollisen ja kestävän ohjelmistorobotiikan luominen edellyttää syvää ja monipuolista teknistä osaamista, sen lisäksi että suurimmat hyödyt saadaan yleensä juuri niistä vaikeista ja monimutkaisista tapauksista, joissa syvä osaaminen on olennaisinta.

Osaamisen tarve on tiedostettava, koska sitä tarvitaan paljon muuhunkin kuin toteutusten kehitystyöhön. Jonkun täytyy analysoida ja määritellä prosessit ennen ja jälkeen automatisoinnin, suunnitella varsinaiset toteutukset, valvoa tuotannossa olevia ja korjata rikki menneet toteutukset, hallita muutoksia, pystyttää sekä valvoa ympäristöjä, ja pitää huoli, että tämä kaikki pysyy kasassa. Sama ihminen tuskin suoriutuu tästä kaikesta.

Skaalautuminen testaa automaation todellisen maturiteetin

Organisaatiot saattavat kaikesta huolimatta selvitä pilotoinnista ja alun huumasta nopeasti ja itsenäisesti. Ilman vahvaa maturiteettia vauhti kuitenkin hidastuu viimeistään silloin, kun puhutaan skaalautumisesta, eli ohjelmistorobotiikan laajemmasta käyttöönotosta.

Haasteet ilmenevät todennäköisimmin siinä vaiheessa, kun helpot nakit loppuvat, ja on siirrytty jatkuvan kehityksen malliin, jossa valmiit automaatiot pyörivät tuotannossa ja uusia etsitään ja otetaan putkeen. Uusia kohteita pitäisi löytää jatkuvasti lisää samalla kun vanhat hajoilevat ja niitä korjaillaan. Automaatioiden sekä ympäristöjen määrä kasvaa, ja jonkun täytyisi pitää tämä kaikki hallitusti kasassa. Millaisia tilanteita on varottava, jotta homma pysyy hanskassa?

  1. Automatisoinnissa edetään teknologian ehdoilla. Prosesseja etsitään automatisoitavaksi uudella, hienolla teknologialla päättömästi, muita ratkaisuvaihtoehtoja miettimättä. Kannattaa muistaa, että ohjelmistorobotiikka on käytännössä tietynlainen laastari, eikä helppoudestaan huolimatta aina paras tai ainoa ratkaisu.
     
  2. Prosesseja automatisoidaan väärillä motiiveilla. Suomen mittakaavassa automatisoitavat prosessit loppuvat nopeasti kesken, jos jokaisen automatisoinnin odotetaan tuottavan takaisin puhdasta ROI:ta. Siksi on tärkeä tiedostaa muut laadulliset näkökulmat ja niiden painoarvo, kun automatisoitavia kohteita validoidaan.

  3. Visio ja suunnitelmallisuus puuttuvat. Lähdetään tekemään robotiikka-automaatiota ilman että tiedetään, mitä ollaan tekemässä tai mitä edes halutaan tehdä. Valitettavan usein realiteetti, kun on kyse näin hypetetystä teknologiasta. Robotiikan kartoitus ja business casen rakentaminen ennen laajempia investointeja on käytännössä aina vaivan väärti.

  4. Automatisoidaan huonosti määriteltyjä tai huonosti tunnettuja prosesseja tai niiden pätkiä ilman näkemystä kokonaisuudesta eli end to end -prosessista. Pisteratkaisujen riski on, että rakennetaan rikkinäinen kokonaisuus, joka on vaikeasti hallittavissa ja skaalattavissa. Kokonaisvaltaisempi prosessikehitys ja prosessiajattelu auttaa validoimaan oikeat ratkaisut RPA:lle tai muille automaatioratkaisuille.

  5. Väärien prosessien automatisointi. Teknologian rajoitteet, kuten se että se on riippuvainen järjestelmien ja datan muuttumattomuudesta, tulee ottaa huomioon, kun valitaan automatisoitavia prosesseja. Vaikka automaatio sellaisenaan olisi hedelmällinen, ei siitä ole suurta iloa, jos järjestelmäpäivitys tekee siitä puolen vuoden päästä turhan.

  6. Mallit ja esimerkit puuttuvat. Enemmän realiteetti kuin varottava tilanne, mutta ohjelmistorobotiikan onnistuneeseen rakentamiseen ja skaalaamiseen ei ole valmiita ohjeita tai esimerkkejä. Näin ollen jokaisessa organisaatioissa opitaan asiat kantapään kautta, joka johtaa pettymyksiin ja huonoihin tuloksiin.

  7. Osaamista ei ole tai sen tarve aliarvioidaan. Jos talossa tai automatisointia suunnittelevalla osastolla ei ole osaamista ja ymmärrystä käytetystä teknologiasta, on skaalaaminen käytännössä mahdotonta. Onnistunut skaalautuminen edellyttää, että teknologiaa käytetään oikein sekä oikeisiin kohteisiin, ja vahva osaaminen on tämän kaiken pohjana.

  8. Hallinnan ja ylläpidon tarvetta ei tiedosteta tai se arvioidaan alakanttiin. Miten olemassa olevaa ympäristöä sekä ratkaisuja hallitaan ja valvotaan, ja kuka sen tekee? Miten muutoksia hallitaan? Ohjelmistorobotiikan ratkaisut eivät ole pysyviä, ja ne vaativat ylläpitoa, joka on hyvä tiedostaa, kun käyttökohteita ja laajempaa käyttöönottoa harkitaan.

Tästä kaikesta saattaa herätä kysymys, miksi lähteä skaalaamaan ohjelmistorobotiikkaa, jos se on niin vaikeaa? Miksei napsia vain helpot nakit, tai unohtaa koko asia? No, ensinnäkin, robotiikka ei ole tarvittava työkalu jokaiseen organisaatioon. Vaatii tietyn kokoluokan, että sen hyötyihin päästään kunnolla kiinni. Toisekseen, oikein tehtynä robotiikka ei ole myöskään vaikeaa, virheitä on vain helppo tehdä, jos ei ymmärretä, mitä ollaan tekemässä. Parhaimmillaan ohjelmistorobotiikka on, kun sitä käytetään strategisena työkaluna muiden joukossa osana laajempaa automaatiostrategiaa. Näin käytettynä ja kunnolla tehtynä se voi ollakin helppoa.

Onko organisaatiossasi haasteita ohjelmistorobotiikan kanssa?

Jätä sähköpostisi, niin etsitään yhdessä teidän liiketoiminnallenne tehokas ja kannattava ratkaisu!

Jos haluat oppia lisää, Alma Talent järjestää 26.-27.2.2020 RoboController 2020 -seminaarin, jossa aiheina ovat mm. robotiikan ja tekoälyn huima kehitys . Solidabis on mukana puhumassa ohjelmistorobotiikan skaalauksesta taloudessa: kuinka skaalata robottien käyttö liiketoiminnalle kannattavasti, ja kuinka tunnistaa skaalautumisen suurimmat haasteet ja selvitä niistä. Lisätietoja ja ilmoittautuminen tästä linkistä.

Piditkö artikkelista? Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä:

Ohjelmistorobotiikan palveluihimme pääset tutustumaan lisää tästä, ja muihin palveluihimme tästä.

Jesse on prosessikehityksen konsultti, joka on erikoistunut ohjelmistorobotiikan ja prosessiautomatisaation ratkaisuihin. Hän on tehnyt automaatioprojekteja monenlaisissa organisaatioissa, ja kokemukseen pohjaten kerännyt näkemystä siitä, miten ohjelmistorobotiikkaa voi lähteä kehittämään kustannustehokkaasti ja pitkäjänteisesti erilaisissa toimintaympäristöissä.
Jesse Varis, Prosessikehityksen konsultti 044 364 9100, jesse.varis@solidabis.com

Ota yhteyttä, jos haluat keskustella tarkemmin. 
Marja Jussila van Leeuwen, Head of Process Management, +358 40 183 0273marja.jussila@solidabis.com